Tạo checklist công việc có biểu đồ trên Excel

Tạo báo cáo công việc cuối ngày trên Excel có biểu đồ khối lượng công việc dễ dàng và trực quan. Nhìn vào bản báo cáo bạn có thể nắm rõ tỉ lệ công việc hoàn thành trong ngày, hoặc dự án đã đc bao nhiêu %, chưa hoàn thành bao nhiêu %.

Bài viết dưới đây, itech24H sẽ hướng dẫn bạn các bước cơ bản để tạo 1 checklist công việc và có biểu đồ kèm theo theo 1 ví dụ mẫu.

1. Tạo bảng Excel nội dung công việc cần phải làm

Bảng ví dụ gồm các nội dung: STT, Nội dung công việc, Tiến độ (Theo tỉ lệ %), Ngày cập nhật, Hoàn thành, Không hoàn thành.

2. Sử dụng Data Validation để tạo tỉ lệ % để chọn

Cách thức sử dụng công cụ Data Validation mình đã có bài bạn tham khảo tại đây.

Tại cột "Tiến độ", bạn click vào 1 ô cell để tạo Data Validation.

-> Bấm chọn Data -> Chọn Data Validation

- Hộp thoại Data Validation hiện ra. Chọn Tab Setting

- Mục Allow bạn chọn List

- Mục Source bạn điền giá trị, mỗi giá trị ngăn cách bằng dấu phẩy (,)

0%,5%,10%,15%,20%,25%,30%,35%,40%,45%,50%,55%,60%,65%,70%,75%,80%,85%,90%,95%,100%

Bây giờ bạn đã có cột select chọn tỉ lệ % theo data đã set sẵn.

3. Tạo thời gian hoàn thành công việc

Tại cột "Ngày cập nhật" bạn nhập công thức hàm NOW

=IF(C6="","",IF(C6=0%,"",NOW()))

Hàm NOW trong Excel dùng để lấy ngày tháng năm hiện tại; Và sử dụng hàm IF để check nếu ô C6 không có data hoặc 0% thì để trống, còn có data (tỉ lệ %) thì hiện ngày tháng năm.

Sau đó bạn kéo để tạo cho các ô cell khác trong cột.

4. Tạo biểu đồ % công việc đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành

Tại cột D, và E mình tạo 2 cột Hoàn thành và Chưa hoàn thành.

4.1 Tính % công việc đã hoàn thành

Cột Hoàn thành mình tính theo tỉ lệ % dùng công thức hàm SUM đơn giản

=SUM(C6:C15)/10

Trong đó: SUM là hàm tính tổng trong Excel mình tính tổng % các đầu công việc

Có 10 đầu việc nên mình chia cho 10, còn 9 đầu việc bạn chia cho 9.

4.2 Tính % công việc chưa hoàn thành:

Tại đây mình chỉ cần nhập 

=100%-E6

4.3 Vẽ biểu đồ trên Excel tỉ lệ % công việc

Để vẽ biểu đồ, bạn bôi đen 4 ô Hoàn thành + Chưa hoàn thành + 2 ô tỉ lệ %

Tiếp theo bạn chọn Insert -> chọn Chart -> chọn loại biểu đồ bạn muốn hiển thị (Ở đây mình dùng biểu đồ tròn)

Tiếp theo bạn chọn màu cho từng giá trị bạn muốn bằng cách click chuột vào từng vùng trên biểu đồ và chọn Color 

Như vậy bạn đã có 1 bảng checklist công việc bằng Excel có biểu đồ để làm báo cáo chuyên nghiệp hơn.

Hãy Follow itech24h để học tin học văn phòng nhé.