Kiểm tra dữ liệu đầu vào Excel sử dụng Data Validation

Khi chúng ta lập 1 bảng Excel để cho người khác nhập data vào, làm cách nào để người nhập data khi nhập sẽ không nhập sai dữ liệu hoặc sẽ có thông báo giúp người nhập data mình mong muốn.

Ví dụ: mình muốn giới hạn ngày tháng năm nhập chỉ năm hiện tại là 2024 (Nhập từ 01/01/2024 đến 12/31/2024), nếu nhập ngoài khoảng thời gian này sẽ có cảnh báo sai data.

Trong trường hợp này bạn có thể sử dụng Data Validation của Excel.

1. Data Validation trong Excel là gì?

Data Validation là một trong những tính năng trong Excel giúp duy trì tính nhất quán dữ liệu trong bảng tính, nó giúp bạn kiểm soát data nhập vào theo một giá trị cố định mẫu bạn đã tạo.

2. Cách sử dụng Data Validation trong Excel

2.1 Cách cài đặt Data Validation cho 1 ô cell

Bước 1: Click chuột vào ô Excel nào bạn muốn Validation định dạng dữ liệu

Bước 2: Data Validation Chọn Data -> chọn tiếp Data Validation

Một hộp thoại (Data Validation) sẽ hiện ra để bạn cài đặt 

Bước 3: Đặt tiêu chí (Validation criteria) data bạn muốn ở hộp thoại tab Setting

(*) Tại Allow có các giá trị để bạn chọn định dạng data của Data Validation:

Any value: Không có điều kiện (đây là giá trị mặc định khi không cần check data nhập vào ô)

Whole number: nhập số nguyên

Decimal: nhập số thực, có dấu phẩy

List: Danh sách - Bạn có thể chọn dữ liệu đã có từ bảng tính của bạn hoặc bất kì bảng tính nào để show ra cho chọn.

Tại List: bạn có thể tích In-cell dropdown để chọn danh sách đổ xuống

Date: Ngày tháng

Time: Thời gian

Text lenght: Nhập chuỗi có độ dài cố định

Custom: Bạn tự định nghĩa cho công thức bạn muốn Validation data nhập vào và bạn nhập tại Formula

(*) Tại ô Ignore blank: 

- Nếu bạn tích là ô data nhập không được để trống

- Bỏ tích là có thể để trống

(*) Khi bạn chọn các Tuỳ chọn tại mục Allow thì sẽ xuất hiện các tuỳ chọn tương ứng ở mục Data và với các giá trị:

• between: giá trị nằm ở giữa khoảng nhỏ nhất (Minimum) và lớn nhất (Maximum).
• not between: giá trị nằm ở ngoài khoảng nhỏ nhất (Minumum) và lớn nhất (Maximum).
• equal to: bằng 1 số nào đó bạn nhập vào.
• not equal to: không bằng số mà bạn nhập vào.
• greater than: lớn hơn số mà bạn nhập vào.
• less than: nhỏ hơn số mà bạn nhập vào.
• greater than or equal to: lớn hơn hoặc bằng số mà bạn nhập vào.
• less than or equal to: nhỏ hơn hoặc bằng số mà bạn nhập vào.

và giá trị cần điền tương ứng ở dưới

Bước 4: Tạo hướng dẫn nhập data tại tab Input Message

Khi bạn nhập ở đây, mỗi khi click vào ô cell đã định nghĩa Data validation sẽ hiện lên hướng dẫn này. Ví dụ ở đây mình đang để yêu cầu nhập ngày tháng năm từ 01/01/2024 đến 31/12/2024, và bên input Message nhập ''Chỉ nhập ngày tháng của năm 2024''.

Khi click vào ô cell sẽ hiện:

Bước 5: Tạo cảnh báo khi nhập sai data tab Error Alert

Và đây là khi mình nhập sai sang của năm khác sẽ hiện thống báo như mình đã cài đặt

2.2 Cách xoá Data Validation 

B1: Để xoá Data Validation cho ô cell đã đặt

B2: Và bạn chọn Data -> chọn tiếp Data Validation

B3: Hộp Thoại Data Validation hiện ra và bạn chọn Clear all để xoá -> nhấn OK

Trên đây mình đã hướng dẫn bạn cách đặt thông báo sai dữ liệu đã định nghĩa bằng cách sử dụng Data Validation. Hãy Follow itech24h để cùng học Excel.